Stabschef / driftsansvarlig for e-handel

Virksomheden og udfordringen

My Moissanite er et hurtigtvoksende e-handelsbrand inden for smykker af høj kvalitet med et bevidst lille team og begrænsede ressourcer. Vi arbejder fra et smukt kontor i Recoletos i Madrid med to balkoner ud mod Palacio de Cibeles.

Vores team er lille: blot stifteren og en fuldtidsudvikler. Men vi udretter langt mere end vores størrelse lægger op til ved i høj grad at benytte os af automatisering, kunstig intelligens og gennemtænkte kombinationer af begge dele.

Virkeligheden er dog denne: vores vækst er begyndt at overhale vores driftsmæssige struktur. For meget af den daglige drift eksisterer stadig kun i hovedet på stifteren, og alt for meget arbejde bliver fortsat koordineret via chattråde, hukommelse og løse opfølgninger. Vi søger en handlekraftig stabschef / driftsleder for e-handel som trives i et tempofyldt, let kaotisk miljø og formår at opbygge skudsikre systemer uden at sænke tempoet.

Der er ikke tale om en ren drifts-, kundesupport- eller administrationsrolle. Ja, du får ansvaret for det daglige driftsflow. Men når der er styr på det, består en væsentlig del af din rolle i at sikre at der bliver holdt tydeligt styr på opgaver på tværs af virksomheden, og at de bliver prioriteret, fulgt helt til dørs og løbende forbedret.

Hvad du rent faktisk kommer til at lave

Dette er ikke et job for en der vil holde sig inden for et snævert felt. Dit primære ansvar bliver at opbygge de systemer, den struktur og den eksekveringsdisciplin der gør det muligt for virksomheden at skalere. Selvom du i starten selv vil håndtere en del af det praktiske driftsarbejde, er målet at du har ansvaret for virksomhedens driftssystem og i takt med vores vækst uddelegerer rutineopgaver til en junior driftsassistent.

• Projektledelse: Etablér ét fælles system til alt aktivt driftsmæssigt og tværgående arbejde. Projekter, opgaver, fejl, opfølgninger og prioriteter skal ikke længere ligge spredt i chattråde eller løse noter, men samles ét centralt sted som hele teamet kan tilgå, opdatere og stole på.

• Ugentlig rytme og synlighed: Stå for ugentlig planlægning, evaluering og rapportering så ansvarlige, deadlines, forhindringer, opgaver med overskredne deadlines og næste skridt altid er helt tydelige.

• Opbygning af systemer og processer: Udarbejd de standardprocedurer, tjeklister, arbejdsgange og driftsrytmer der skal til for at forvandle tilbagevendende kaos til en pålidelig rutine. Din succes måles på hvor meget arbejde der bliver forudsigeligt, dokumenteret og skalerbart.

• Ansvar for driften: Brug i starten ca. 5 – 10 timer om ugen på eskalerede kundeservicesager, leverandørkontakt, ordreopfølgning, tilsyn med ordrebehandling og operationel administration. Efterhånden som mængden vokser, ansætter, oplærer og leder du en junior driftsassistent som overtager størstedelen af den daglige eksekvering.

• Logistik og forsyningskæde: Håndter kontakten med toldmyndighederne og før tilsyn med afhentninger, forsendelsesafvigelser, returvarer og leverandørpræstationer så problemer løses hurtigt og konsekvent.

• Organisering af kontor og lager: Optimer lagerføring og fysisk organisering så emballagematerialer, nødvendige driftsartikler og varer er lette at finde, spore og styre.

Over tid skal denne rolle bevæge sig væk fra operationelle rutineopgaver og hen imod at bygge systemer, forbedre eksekvering, lede medarbejdere og hjælpe ledelsen med at holde virksomheden kørende effektivt i takt med opskaleringen.

Sådan ser succes ud efter 90 dage

Hvis du er det rette match, bliver problemer løst før de udvikler sig til drama. Inden for de første to til tre måneder har du:

• Fuldstændig frigjort stifteren fra operationelt rutinearbejde.
• Opbygget ét klart system til aktive opgaver, fejl, projekter og driftsmæssig opfølgning med ansvarlige, deadlines og næste skridt.
• Etableret en pålidelig ugentlig planlægnings- og rapporteringsrytme så det er åbenlyst hvad der er blokeret, forsinket, i farezonen eller næste punkt på dagsordenen.
• Dokumenteret de centrale arbejdsgange der kræves for en gnidningsfri drift, og gjort kontoret samt lageropsætningen mærkbart mere organiseret og funktionel.

Det du bidrager med

• Erfaringen: 3 til 6 års praktisk erfaring med e-handelsdrift, DTC-logistik, kundedrift eller et tilsvarende tempofyldt startup-miljø samt reel erfaring med at skabe, drive eller mærkbart forbedre et opgave-, projekt- eller eksekveringssystem i et mindre team.
• Sprogkundskaberne: Flydende i både engelsk og spansk.
• Teknisk forståelse: Du begår dig helt ubesværet i CRM-systemer, helpdesk-software, opgavesystemer, regneark, automatiseringskoncepter og API’er.
• Indstillingen: Du tager stort ansvar, har en perfektionists blik for detaljer og sætter en høj standard for at gøre tingene ordentligt. Du venter ikke på at få at vide hvad der skal rettes, og du har det fint med at få andre til at drive arbejdet fremad når det er nødvendigt.
• Det er et ekstra plus:
  • Hvis du har erfaring med (projekt)ledelse
  • Hvis du har arbejdet på markedet for smykker eller andre luksusvarer
  • Hvis du har erfaring med leverandørkoordinering
  • Hvis du har erfaring med at arbejde direkte sammen med direktører, stiftere eller udviklere
  • Hvis du har en stærk intuition for procesdesign
  • Hvis du har boet og arbejdet i Madrid i størstedelen af din karriere

Hvem der vil trives (og hvem der ikke vil)

Du vil elske hverdagen her hvis du er proaktiv, lettere obsessiv og oprigtigt holder af at forvandle ustruktureret drift til rene systemer samtidig med at du sikrer at alle arbejder i samme retning, og at arbejdet skrider frem. Du er tryg ved at lede opad, holder teamet fast på deres ansvar og formår at tænke hurtigt og løse tingene hen ad vejen.

Vi er afslappede som mennesker, men tager vores standarder ekstremt alvorligt. Vi værdsætter tempo, skarpe idéer, direkte kommunikation, et glimt i øjet og viljen til at gøre hvad der skal til for at vinde.

Du vil formentlig hade dette job hvis: du har brug for et meget struktureret virksomhedsmiljø, hvis du ønsker en snæver rolle inden for kundesupport eller administration, hvis du venter på at få udleveret en to-do-liste, hvis du undgår ansvar, eller hvis du hurtigt bliver overvældet når prioriteterne skifter.

Hvad vi tilbyder

• Løn: Fra 38.000 € til 48.000 € brutto om året afhængigt af match og erfaring.
• Ferie: 25 dages betalt ferie samt spanske helligdage.
• Fleksibilitet: Fleksible arbejdstider med fokus på resultater samt mulighed for hybridarbejde når driften kører stabilt.
• Indflydelse og udvikling: Direkte kontakt med stifteren, en stejl læringskurve i en virksomhed der sætter AI først, og en reel vej mod en driftsrolle på et højere niveau.

Ansættelsesprocessen

Vi holder af fremdrift. Processen er ligetil:

1. Ansøgning
2. Struktureret introduktionssamtale
3. 1. samtale + arbejdsprøve
4. 2. samtale + personlighedstest
5. Referencer
6. Jobtilbud

Klar til at forvandle kaos til stringente systemer og hjælpe os med at skalere? Ansøg nu via formularen nedenfor.